sistema departamento de pessoal

6 itens de suma importância a considerar para escolher o sistema ideal para o departamento de pessoal

A evolução tecnológica vem gerando impactos no que tange o departamento pessoal. A pandemia de alguma forma forçou que os colaboradores trabalhassem em home- office e, de alguma forma, essas mudanças trouxeram lados positivos em todos os setores do mercado. Para se adaptar às novas condições, muitas empresas utilizam ou apostam em sistema de Departamento Pessoal e Recursos Humanos (RH) para agilizar e automatizar seus processos.

Todo este movimento tem como objetivo desburocratizar os processos do departamento pessoal, aliviando as equipes destes setores, Recursos Humanos e Folha de Pagamento. Diminuindo o impacto nas atividades e dando maior liberdade para que os profissionais trabalhem em uma parte de grande valia, que é a de estratégia e cuidado com as pessoas e seus colaboradores.

O setor de RH e departamento pessoal sempre foi um resolvedor de problemas e adotar um sistema de Departamento Pessoal que engloba principalmente a Folha de Pagamento dos colaboradores, poderá, não só dar maior agilidade ao dia a dia nos processos como também trazer maior controle sobre eles. Chegamos à seguinte questão: Como selecionar o melhor software de departamento pessoal? Para chegarmos à resposta de qual a melhor escolha no mercado, aquela que seja ideal para sua empresa e seu ramo de atividade. Criamos um artigo para ajudar vocês a analisar pontos fundamentais e para fazer a melhor seleção.

O que é software de departamento pessoal e no que ele pode auxiliar

O software de departamento pessoal é um sistema que armazena todos os dados e gerencia as rotinas ligadas aos colaboradores da empresa., tais como Folha de Pagamento, por exemplo.

Com a utilização de um programa, que pode tanto ser instalado localmente no seu computador ou em uma nuvem, fazendo com isso que o profissional acesse seus dados e as atividades da empresa.

O mercado atual tem exigido cada vez mais informações imediatas e as ferramentas de gestão fazem parte de um plano estratégico com inteligência na gestão do RH.

Tudo isso potencializa e traz ganhos de produtividade no setor de RH. Destacamos a seguir 6 itens de suma importância para uma melhor escolha de um sistema de departamento pessoal para sua organização.

1. Procurar conhecer o fornecedor

Quando vamos adquirir um produto, além da qualidade, fazemos uma avaliação sobre quem é o fabricante, se é de boa reputação, tem experiência, etc. Se tratando de um sistema de departamento pessoal a regra é a mesma.

Antes de adquirir um software e um serviço para gerenciar o departamento pessoal, recomenda-se fazer uma pesquisa do fornecedor ideal. Procurando informações sobre os perfis das empresas atendidas pelo fornecedor, para saber se alguma tem o mesmo ramo de atividade que a sua empresa e se identifica com sua especialidade.

Procure saber como são os treinamentos para uso do sistema, suporte, como funciona o pós-compra e acompanhamento inicial ao uso do software. Faça uma comparação com outros softwares de gestão do departamento de pessoal e preços de mercado, e principalmente os diferenciais de cada um.

Identificar e avaliar bem o fornecedor é fundamental, pois ao fechar com uma empresa e usar um sistema de departamento pessoal é uma parceria duradoura evpode durar por muitos anos. Essa avaliação inicial é fundamental para evitar surpresas
desagradáveis no futuro.

2. Conhecer as necessidades do departamento de pessoal

Uma pergunta importante e, talvez seja a primeira pergunta, a se fazer é: eu preciso mesmo de um sistema de departamento pessoal? Se a resposta for sim, você deve inicialmente entender as necessidades da organização, isso lhe dará maior segurança e assertividade na busca e escolha da ferramenta ideal.

É uma área onde os problemas podem ser inúmeros e cabe ao Recursos Humanos da empresa fazer uma avaliação dos processos que precisam ser automatizados. (Como posso saber quais são as minhas necessidades?)

Algumas rotinas acabam tomando muito tempo com atividades simples, mas que requerem um trabalho manual e desnecessário dos analistas. Podemos citar o processo de Folha de Pagamento, a separação e arquivamento da documentação, distribuir holerites, pegar assinaturas, fazer a gestão de atestados, as batidas do ponto, isso tudo além de dar atenção ao colaborador presencialmente.

Para escolher sistema de departamento pessoal, precisa conhecer e avaliar bem a ferramenta e ter a certeza de atender as necessidades da empresa.

3. Qual o sistema ideal especificamente para o departamento de pessoal

Identificada quais são as necessidades da empresa, chegamos ao momento de analisar se o sistema atende ao que precisamos. Este item é de suma importância.

Se reconhecemos que a burocracia, o trabalho manual e dados em planilhas tem tomado o tempo, então este é o momento de procurar um software de Departamento de pessoal que ofereça as funcionalidades mínimas para desburocratizar o departamento. A autonomia é um ponto importante, pois não adianta sair do emaranhado de papéis, assinaturas, arquivos, planilhas, carimbos, etc., sem ter autonomia, às vezes saímos de uma burocracia manual para cair em uma outra de sistema.

Rotinas como recrutamento, admissão, demissão, férias, folha de pagamento, holerites ou colher assinaturas dos colaboradores precisam ser ágeis e de preferência on-line. Portanto, um sistema que propicie e lhe dê essa autonomia, que seja em nuvem e mobile se faz necessário e por isso é importante conhecer o que está sendo contratado.

Outro ponto a ser considerado é a flexibilidade do sistema, se a ideia é dar autonomia para que os gestores e colaboradores tenham acessos para assinar, enviar e até baixar seus documentos, além de se comunicar com o departamento pessoal, ser flexível é fundamental. O departamento pessoal é a área que guarda muitas informações confidenciais e estes dados não podem ficar expostos a terceiros. Neste quesito, não podemos colocar em risco a segurança na guarda dos dados. Escolha um sistema de departamento pessoal que esteja em uma empresa de nuvem conceituada e que atenda a lei geral de proteção de dados – LGPD.

4. Implantação e treinamento com especialistas

Além do sistema ideal, temos ainda a fase de implantação de um sistema de departamento pessoal, estas atividades exigem um time especializado no assunto e quem fornece o sistema deve contar com estes profissionais.

A implantação requer um levantamento dos processos da empresa, isso diminui sensivelmentevos erros tão comuns de um projeto de implantação de um sistema de departamento pessoal. A implantação de um software de departamento de pessoal bem conduzida e com uma equipe madura e profissionais especializados é fundamental para a assertividade do projeto. Implantar bem, treinar bem e um suporte como apoio torna o projeto mais fácil e com isso os usuários se adequam muito mais rápido a nova tecnologia e solução. Se possível, solicite ao  fornecedor os projetos anteriores que a equipe indicada para implantar e treinar o sistema participou, assim você poderá buscar informações a respeito.

5. Custo-benefício

A aquisição de um sistema de departamento pessoal requer um investimento, faça uma avaliação do seu orçamento. Veja quanto a sua empresa pode gastar com aquisição de um software de Folha de Pagamento e compare com os benefícios e economias que ele trará. O ganho de tempo em processos que são realizados com planilhas, digitações desnecessárias e que trazem retrabalho é uma forma de medir, este tempo que é gasto, poderia ser aproveitado em outras atividades mais relevantes.

Uma maneira de avaliação é o porte da empresa, no mercado existem soluções em sistemas de departamento pessoal para pequenas, médias e grandes organizações. Esteja atento em tudo que o fornecedor do software de departamento pessoal tem a lhe oferecer e se possível é importante fazer no mínimo três cotações de empresas diferentes para tomada de decisão.

6. Faça um teste da ferramenta

No mercado existem algumas empresas e fornecedores de sistema de departamento pessoal que permitem ao cliente testar a ferramenta por um determinado período, este tipo de análise e de grande valia, se possível realize testes de usabilidade e funcionais. Este período lhe dará uma boa noção do sistema.

Teste o máximo de tempo que puder, pois através dessa versão de demonstração será possível avaliar a recepção dos setores em relação a sistemas de recursos humanos e departamento pessoal, tais como funcionalidade, e automatização das rotinas. Além de ser possível avaliar e analisar o suporte técnico que a empresa oferece.

Sem dúvida fazer o teste na prática diminui as chances de erros e equívocos na hora da contratação de um bom software de departamento pessoal.

Por que acreditamos que o Software de Recursos Humanos e Folha de Pagamento Regente pode ser o software ideal para seu departamento de pessoal?

O portal Regente, além de incluir Folha de Pagamentos e recursos humanos (RH), permite que a empresa implante uma gestão colaborativa de fato, com várias ferramentas de apoio para isso. Quer saber mais sobre o que é a gestão colaborativa?
Clique aqui.

O portal Regente foi criado no conceito de juntar os processos de Folha de Pagamento e Recursos Humanos aos processos de gestão colaborativa, onde a participação do colaborador na gestão de seus dados permitindo que sua relação com a empresa seja feita de uma forma interativa, muito mais adequada aos tempos atuais.

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